Privacy statement Effectus-HR
In dit privacy statement beschrijven we hoe Effectus-HR omgaat met uw persoonsgegevens. Persoonsgegevens worden met de grootst mogelijke zorgvuldigheid behandeld en beveiligd. Effectus-HR respecteert de privacy van eenieder die haar persoonsgegevens verstrekt en van alle gebruikers van haar site en draagt er zorg voor, dat de persoonlijke informatie die u ons verschaft wordt behandeld volgens de eisen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Om onze website en de daaraan verbonden diensten aan gebruikers beschikbaar te kunnen stellen, dient Effectus-HR en de daaronder vallende bedrijfsonderdelen in een aantal gevallen persoonsgegevens te verwerken.
Als u ervoor kiest om ons vrijwillig persoonsgegevens te verschaffen, zullen wij deze gegevens gebruiken in overeenstemming met ons privacy-statement. Hetzelfde geldt als u persoonsgegevens op de website achterlaat.
Waarom Effectus-HR en niet Kadans?
Kadans maakt voor het aantrekken van nieuwe medewerkers gebruik van de diensten van Effectus-HR. Om dit goed te kunnen doen beheert Effectus-HR de website, maar ook de ATS (applicant tracking system). Alleen de direct betrokken medewerkers van Effectus-HR hebben toegang tot deze gegevens.
Wie zijn we?
Wij zijn Effectus-HR en gevestigd te Leeuwarden, Snekertrekweg 61, postcode 8912 AA en is samen met haar werkmaatschappijen die onder Effectus-HR actief zijn verantwoordelijk voor de verwerkingen van uw persoonsgegevens (verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG)
Van wie verzamelen we en welke persoonsgegevens verzamelen we?
Wij verzamelen persoonsgegevens van: bezoekers en gebruikers van de website. Als je onze website bezoekt, verzamelen we informatie gerelateerd aan het type apparaat, browser en hoe je onze website gebruikt. Door gebruik te maken van verschillende formulieren op de website van Effectus-HR laat u bepaalde gegevens bij Effectus-HR achter. Dat kunnen persoonsgegevens zijn, zoals uw naam en e-mailadres.
We verwerken de persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor onze dienstverlening; een deel van deze gegevens is verplicht om gebruik te kunnen maken van onze dienstverlening. Aanvullende gegevens kunnen wenselijk zijn om de dienstverlening beter te kunnen afstemmen op uw wensen en kwaliteiten of om te voldoen aan meer specifieke vragen of verplichtingen vanuit opdrachtgevers. U bent zelf verantwoordelijk voor juistheid en relevantie van de gegevens die u verstrekt. Meer specifiek gaat het om onder andere de volgende (documenten met) persoonsgegevens.
· Naam, adres, woonplaatsgegevens, e-mailadres en andere contactgegevens
· Geboortegegevens, leeftijd
· Curriculum vitae (cv), informatie over opleiding, stages en werkervaring
· Gegevens over testen, trainingen en cursussen
· Gegevens over beschikbaarheid
· Andere gegevens die van belang kunnen zijn in het kader van de beoordeling van geschiktheid van de kandidaat, bijvoorbeeld referenties, getuigschriften en motivatie
primaire en secundaire arbeidsvoorwaarden
· Pasfoto en video (introductie) op vrijwillige basis
· Gegevens door deelname aan het workplace profiel (DiSC-profiel)
· Gegevens door (optionele) deelname aan aanvullende testen en assessments
We verwerken persoonsgegevens van personen die werkzaam zijn voor ondernemingen waarmee wij zaken doen voor het doen van aanbiedingen voor en/of verstrekken van informatie over de dienstverlening en overige activiteiten, om een zakelijke relatie te onderhouden en een opdrachtovereenkomst te sluiten en te onderhouden. Welke persoonsgegevens verzamelen wij van u?
· Naam en contactgegevens
· Functie
· Gegevens van het bedrijf waarvoor u werkt of vertegenwoordigt;
· gegevens om een goede relatie met u kunnen onderhouden
· Gegevens ten behoeve van evenementen en bijeenkomsten.
Wij bewaren en gebruiken uitsluitend de persoonsgegevens die rechtstreeks door u worden opgegeven of waarvan bij opgave duidelijk is dat ze aan ons worden verstrekt om te verwerken. Wij kunnen dit alleen doen als er ondubbelzinnige toestemming van de betrokkene is gegeven. Daarom vragen wij om toestemming bij elk invulformulier. Als u een formulier invult, of ons een e-mail of brief stuurt, dan worden de gegevens die u ons toestuurt bewaard zolang naar de aard van het formulier of de inhoud van uw email of brief nodig is voor de volledige beantwoording en afhandeling daarvan met een maximum van één jaar. We verzamelen uw persoonsgegevens bijvoorbeeld als wij dit niet direct van u hebben gekregen; van social media, enkel indien wij een gerechtvaardigde reden hebben om te veronderstellen dat u geïnteresseerd zou zijn in werk of een opdracht wilt plaatsen en interesse toont in onze dienstverlening. In dat geval zullen we u benaderen of u interesse hebt of gebruik wil maken van onze dienstverlening. Heeft u geen interesse dan kunnen wij relevante gegevens van u verwerken om rekening te houden met uw wens niet door ons benaderd te worden, als wij persoonlijk informatie ontvangen van de door uw opgegeven referentie contactpersonen, als opdrachtgevers waar u in procedure bent persoonlijke informatie over u met ons delen, van leveranciers en opdrachtgevers die met ons werken en u doorverwijzen naar bijvoorbeeld onze website. In dat geval hebben wij met partijen afgesproken dat deze u informeert en verwijst naar ons privacy statement. De gegevens worden alleen binnen de EU verwerkt.
Bijzondere persoonsgegevens zijn gevoelige gegevens. Bijvoorbeeld over gezondheid, strafrechtelijk verleden, etnische gegevens of gegevens betreffende ras of een BSN-nummer. Effectus-HR verwerkt deze gegevens niet. Wij verwerken alleen bijzondere persoonsgegevens als wij dat moeten op basis van de wet, met uw toestemming of als u ons dat vraagt. Vraagt u ons om bijzondere persoonsgegevens over u vast te leggen of maakt u deze gegevens zelf openbaar? Dan verwerken wij deze gegevens alleen als dit noodzakelijk is voor onze dienstverlening.
Waarom verzamelen wij uw persoonsgegevens?
Als u kandidaat of (potentiële) opdrachtgever bent willen we u uiteraard goed van dienst zijn. Wij verzamelen en verwerken uw gegevens voor de uitvoering van onze dienstverlening, waaronder werving en selectie. De informatie verwerken en gebruiken we om de overeenkomst met u te kunnen vastleggen, onderhouden en na te komen, een goede relatie met u te onderhouden, uw kredietwaardigheid te kunnen bepalen, te kunnen factureren, met u te kunnen communiceren, om uw geschiktheid voor een bepaalde functie te beoordelen, uw beschikbaarheid vast te leggen en u in contact te brengen met of voor te stellen aan potentiële opdrachtgevers/werkgevers/kandidaten, om u te informeren over onze dienstverlening, vacatures, feature, producten, overige activiteiten, uitnodigingen voor evenementen en/of vakinhoudelijke informatie (bijvoorbeeld via e-mail, nieuwsbrieven, vakliteratuur, webinars etc.) en om u namens Effectus-HR aanbiedingen te kunnen doen, voor het genereren van managementinformatie en -rapportages, het uitvoeren van marktanalyses, controles en audits.
Wij leggen ook opnamen vast, bijvoorbeeld van chatsessies, webinars en online (Teams) afspraken. Dit doen wij onder meer voor het uitvoeren van onze dienstverlening, het vastleggen van gemaakte afspraken, het bewaken van de kwaliteit of in het kader van bewijsvoering. Om u zo goed mogelijk van dienst te blijven zijn werken we continu aan de ontwikkeling van onze dienstverlening. In voorkomende gevallen verwerken wij hiervoor persoonsgegevens, bijvoorbeeld als u zich heeft aangemeld voor een feedbackmoment, klanten vertellen, een contactverzoek achterlaat en als u een vraag stelt over onze dienstverlening. Wij verzamelen niet meer persoonsgegevens dan noodzakelijk in het kader van de bovengenoemde doeleinden. Als wij de gegevens niet bewaren voor die doeleinden kunnen wij de gegevens toch nog bewaren voor archiefdoeleinden. Dat wil zeggen dat zij alleen nog maar bij juridische procedures of voor historische, statistische of wetenschappelijke doeleinden worden gebruikt.
Voor de optimalisatie van onze dienstverlening
Voor de meting van webstatistieken verzamelt Effectus-HR anonieme gegevens over het gebruik van deze website. Door analyse van de verzamelde gegevens kan de website worden verbeterd en kan Effectus-HR haar dienstverlening verder optimaliseren. De verzamelde gegevens worden niet voor een ander doel gebruikt of aan derden ter beschikking gesteld.
Het gaat om de volgende gegevens: uw IP-adres, het adres van uw internetprovider, de browser die u gebruikt (zoals Internet Explorer of Firefox), het tijdstip en de duur van uw bezoek en welke pagina’s u heeft bezocht. Effectus-HR.nl maakt gebruik van tijdelijke session cookies. Deze cookies worden alleen gebruikt ten behoeve van de loadbalancer en worden na afloop van het bezoek aan de website weer verwijderd. Cookies bevatten slechts een uniek nummer en geen persoonsgegevens.
Wat zijn de rechtsgronden voor het verwerken van uw persoonsgegevens?
Gelet op artikel 6 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming zijn er de volgende rechtvaardigingsgronden voor de verwerking van uw persoonsgegevens.
· De verwerkingen zijn noodzakelijk voor de uitvoering van en/of vloeien voort uit uw overeenkomst met Effectus-HR
· De verwerkingen zijn noodzakelijk om die dienstverlening van Effectus-HR uit te voeren of vloeien daar direct uit voort
· De verwerkingen zijn noodzakelijk voor Effectus-HR om aan haar wettelijke verplichtingen te voldoen
· Door u in te schrijven bij Effectus-HR heeft u kenbaar gemaakt beschikbaar te zijn voor het verrichten van werkzaamheden. Daarmee heeft u ook toestemming gegeven bepaalde gegevens te verwerken in dat kader
Aan wie geven wij uw persoonsgegevens door?
Uw gegevens worden door Effectus-HR verwerkt. Effectus-HR kan uw persoonsgegevens doorgeven aan haar (potentiële) opdrachtgevers, relaties en leveranciers (bijvoorbeeld voor het genereren van uw DiSC workplace profiel). Daarnaast kan Effectus-HR uw gegevens verstrekken aan derden indien zij daartoe op grond van de geldende wet- en/of regelgeving, een gerechtelijk bevel of een rechtelijk vonnis is gerechtigd of wordt verplicht, dan wel daartoe toestemming van u voor heeft gekregen. Verder kan Effectus-HR uw profiel of curriculum vitae, nadat u daarvoor toestemming heeft gegeven, al dan niet geanonimiseerd binnen een besloten gedeelte op haar website en klantenportals plaatsen en/of openbaar maken, eventueel aangevuld met de testresultaten en uw motivatie.
Beveiliging
Wij nemen beveiligingsmaatregelen om misbruik van en ongeautoriseerde toegang tot persoonsgegevens voor zover mogelijk te voorkomen. Effectus-HR draagt, tezamen met subverwerkers, zorg voor een passende organisatorische en technische beveiliging op waar bestanden waarin persoonsgegevens worden opgeslagen. Op deze wijze stellen wij zeker dat de gegevens alleen toegankelijk zijn voor personen die daar uit hoofde van hun functie toe bevoegd zijn en dat de gegevens alleen worden gebruikt voor de doeleinden waarvoor ze zijn gekregen.
Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?
De bewaartermijnen die wij hanteren zijn afhankelijk van de toepasselijke wettelijke bewaartermijnen. Uw bemiddelingsgegevens (CV, testresultaten e.d.) zijn beschikbaar tot één jaar na het laatste contact. U krijgt van ons een bericht als dit jaar bijna voorbij is. Bepaalde persoonsgegevens zijn ten behoeve van bijvoorbeeld claims, audits en fiscale verplichtingen langer beschikbaar voor Effectus-HR. Effectus-HR bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan wettelijk is toegestaan, wettelijk verplicht is en/of hoe noodzakelijk is voor doeleinden waarvoor de gegevens worden verwerkt. Hoe lang bepaalde gegevens worden bewaard is daarom afhankelijk van de aard van de gegevens en de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt.
Wat zijn uw rechten ten aanzien van uw persoonsgegevens?
U heeft het recht Effectus-HR te verzoeken inzage te geven in de persoonsgegevens die Effectus-HR van u verwerkt. Ook kunt u om aanpassing of verwijdering van uw persoonsgegevens uit het systeem van Effectus-HR vragen of verzoeken het verwerken van uw persoonsgegevens te beperken.
Daarnaast heeft u het recht tegen de verwerking van uw gegevens bezwaar te maken en heeft u het recht om uw gegevens te laten overdragen door Effectus-HR. Als u van deze rechten gebruik wenst te maken, kunt u een mail sturen naar info@effectus-hr.nl. In geval van uw verzoek, ter bescherming van de persoonsgegevens, zullen wij uw identiteit moeten kunnen vaststellen. U dient in uw verzoek zoveel mogelijk te specificeren om welke persoonsgegevens het gaat. Als wij niet aan uw verzoek kunnen voldoen krijgt u een bericht waarom wij hieraan niet kunnen voldoen. Ook kunnen wij u om nadere informatie vragen voordat wij definitief een beslissing nemen op uw verzoek.
U kunt altijd een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, zie hiervoor de website van de Autoriteit Persoonsgegevens (www.autoriteitpersoonsgegevens.nl).
Vragen
Hebt u vragen, opmerkingen of klachten over de bescherming van uw persoonsgegevens door Effectus-HR, dan kunt u contact opnemen met uw contactpersoon of u kunt een email sturen naar info@effectus-hr.nl.
Datalek
Is er sprake van een (vermoeden van een) datalek, dan verzoeken wij u dit direct te melden aan uw contactpersoon bij Effectus-HR of via info@effectus-hr.nl.
Wijzigingen
Effectus-HR kan van tijd tot tijd om uiteenlopende redenen veranderingen, aanvullingen of wijzigingen aanbrengen in haar privacy statement. Het meest actuele privacy statement is te allen tijde in te zien op de website van Effectus-HR. Deze versie is opgesteld in maart 2021.
Engels